Hoe de IDR leveranciers identificeert via Purple Pages en KvK, en waarom de naam in de e-factuur kan afwijken van de PDF.
Bij het verwerken van een PDF-factuur moet de IDR bepalen wie de leverancier is. Dit gebeurt niet op basis van de naam en het adres die op de PDF staan, maar via Purple Pages: de eConnect-partijdatabase die wordt gevoed door de Kamer van Koophandel. De leveranciersgegevens in de e-factuur zijn daardoor altijd de officiële KvK-gegevens.
Een leveranciersnaam op een PDF-factuur kan op veel manieren worden geschreven: met of zonder "B.V.", afgekort, met een handelsnaam in plaats van de statutaire naam. Door de leverancier te identificeren via KvK-gegevens in plaats van de tekst op de factuur, is de identificatie betrouwbaar en consistent, ongeacht hoe de leverancier zijn naam op de factuur vermeldt.
Purple Pages bevat gegevens van alle Nederlandse organisaties en wordt continu bijgewerkt. Bij buitenlandse leveranciers wordt de identificatie aangevuld met gegevens uit andere bronnen.
Het kan voorkomen dat de naam in de e-factuur verschilt van wat er op de originele PDF staat. Dat is normaal gedrag: de e-factuur bevat de officiële KvK-gegevens, niet de tekst van de PDF. De gegevens die de IDR op de factuur herkent als geadresseerde (de afnemer) worden apart opgenomen in een XML-extensie, inclusief waarschuwingen als er wezenlijke afwijkingen zijn (bijvoorbeeld een ander BTW-nummer).
Een bekend aandachtspunt: bij facturen van dochterorganisaties of stichtingen die onderdeel zijn van een grotere organisatie, kan de IDR soms de naam van de koepelorganisatie herkennen in plaats van de feitelijke leverancier. Dit komt voor als de naam van de koepelorganisatie dominant aanwezig is op de factuur.
Als dit voorkomt, corrigeer de factuur handmatig en meld het bij support. Het eConnect-team past de herkenning bij zodat toekomstige facturen van deze leverancier correct worden geïdentificeerd.
Let op: elke correctie wordt als trainingsdata teruggevoerd naar de IDR. Het systeem leert van de melding en herkent de leverancier bij volgende facturen correct.
Bij leveranciers die onderdeel zijn van een concern met meerdere legale entiteiten in verschillende landen (bijvoorbeeld een Nederlandse en een Deense vestiging van hetzelfde merk) identificeert de IDR altijd de daadwerkelijke leverancier op basis van identifiers (KvK, BTW-nummer of lokale registers) en IBAN, niet op basis van de klantwens.
Staat er op de PDF een Nederlands adres en/of een Nederlands IBAN, dan kan een match op de Nederlandse vestiging technisch correct zijn, ook als je de factuur normaal gesproken boekt op een andere concern-entiteit (bijvoorbeeld de Deense vestiging). Dat verschil zit in je eigen boekhoudkundige verwerking of ERP-inrichting, niet in een fout van de IDR.
Dit is iets anders dan het hierboven beschreven aandachtspunt waarbij de IDR de naam van een koepelorganisatie herkent in plaats van de feitelijke dochteronderneming: bij die situatie gaat het om naamdominantie op de factuur, hier om een juridisch correcte maar mogelijk onverwachte concern-entiteit.
Geen selfservice om de entiteit te wijzigen. Er is geen instelling (SampleStore of hint) waarmee je de IDR een andere, gewenste land- of concern-entiteit kunt laten forceren tegen de identifiers en het IBAN in. De workaround ligt bij jou: map de leverancier in je ERP-systeem op de gewenste entiteit, of boek de factuur handmatig op de juiste concern-entiteit.
De e-factuur bevat altijd de officiële KvK-gegevens uit Purple Pages, niet de tekst die op de PDF staat. Een leverancier kan zijn naam op verschillende manieren schrijven (met of zonder "B.V.", als handelsnaam), maar de identificatie via KvK-gegevens is betrouwbaarder en consistenter.
Corrigeer de factuur handmatig en meld het bij support. Het eConnect-team past de herkenning aan zodat toekomstige facturen van deze leverancier correct worden geïdentificeerd. Elke correctie wordt als trainingsdata teruggevoerd naar de IDR, waardoor het systeem leert van de melding.
Voor Nederlandse leveranciers maakt Purple Pages gebruik van KvK-gegevens. Bij buitenlandse leveranciers wordt de identificatie aangevuld met gegevens uit andere bronnen, zoals het BTW-nummer of andere landspecifieke registers. De IDR herkent facturen in meer dan 200 talen.
De IDR matcht op identifiers (KvK, BTW-nummer of lokale registers) en IBAN, niet op de vestiging die jij verwacht. Staat er bijvoorbeeld een Nederlands adres of IBAN op de factuur, dan kan de match op de Nederlandse vestiging technisch correct zijn, ook als je normaal een andere concern-entiteit boekt. Los dit op via een ERP-mapping of door handmatig op de juiste entiteit te boeken; er is geen instelling om de entiteit te forceren.
Het leveranciersadres in de e-factuur is het geverifieerde officiële adres uit Purple Pages/KvK, niet het adres dat letterlijk op de PDF staat. Wijkt het PDF-adres af (bijvoorbeeld een ander vestigingsadres of postadres), dan is dat geen fout: de IDR gebruikt bewust de officiële KvK-gegevens in plaats van de OCR-tekst van het document.
Wil je weten welke velden de IDR allemaal herkent? Lees Welke velden herkent de IDR?.
Bekijk alle herkende velden