Het totaalbedrag is niet vast te stellen, of verplichte factuurelementen ontbreken. Een geldige factuur moet minimaal een factuurnummer, factuurdatum, bedragen en identificatiegegevens van leverancier en afnemer bevatten.

Wat kun je doen? Controleer of de factuur volledig is en stuur het document opnieuw in. Ontbreken er structureel gegevens op facturen van een bepaalde leverancier, neem dan contact op met de leverancier.

Het systeem heeft het document herkend als iets anders dan een factuur of inkooporder. De automatische classificatie (Detect API) onderscheidt onder andere: facturen, proforma-facturen, logo's, bonnetjes, pakbonnen, inkooporders, loonstroken, herinneringen, belastingdocumenten, algemene voorwaarden en bijlagen. Documenten die niet als factuur of inkooporder worden geclassificeerd, komen in aanmerking voor afkeuring.

De classificatie zelf is volledig automatisch, maar de daadwerkelijke afkeuring van een conversietaak is altijd een handmatige actie van het kwaliteitsteam. Een document kan dus correct worden geclassificeerd als "geen factuur" en vervolgens door het team worden beoordeeld.

Wat kun je doen? Dit is doorgaans een correcte classificatie. Proforma-facturen worden standaard afgekeurd en daar kan niet in worden ingegrepen. Dit geldt ook voor documenten die worden aangeduid als proeffactuur, testfactuur, trial invoice, test invoice of sample invoice: als deze bedoeld zijn als proforma of testdocument (dus geen echte factuur), verwerkt eConnect ze op dezelfde manier en worden ze afgekeurd. Als je wilt dat een proforma toch wordt verwerkt, wijzig dan zelf het woord "proforma" op de PDF naar "factuur" voordat je het document instuurt. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij jou als klant.

Als je het document als bijlage bij een factuur wilt meesturen, stuur het dan samen met de factuur in dezelfde e-mail. Word je factuur onterecht als proforma-factuur geclassificeerd? Meld dit bij support, zodat de classificatie kan worden verbeterd.

De scan is te licht, te donker, bewogen of van de achterkant. De OCR-engine kan de tekst niet betrouwbaar herkennen.

Wat kun je doen? Scan het document opnieuw met minimaal 300 dpi, zorg voor goed contrast en leg het recht op de glasplaat.

De PDF heeft encryptie, een digitale ondertekening of andere restricties die voorkomen dat de tekst kan worden gelezen.

Wat kun je doen? Verwijder de beveiliging van het PDF-bestand of vraag de leverancier om een onbeveiligde versie.

Het PDF-bestand bevat meer dan één factuur. eConnect verwerkt altijd één factuur per bestand.

Wat kun je doen? Splits het PDF-bestand zodat elke factuur in een apart bestand staat. Een factuur van meerdere pagina's mag wel in één PDF.

Er is een technische fout opgetreden. Het document wordt automatisch opnieuw aangeboden binnen 24 uur op werkdagen.

Wat kun je doen? Wacht de automatische herverwerking af. Als het document na 24 uur nog niet is verwerkt, neem dan contact op met support.

Tip bij hardnekkige verwerkingsfouten: een PDF die telkens blijft hangen op een verwerkingsfout kun je vaak vlot trekken door het bronbestand opnieuw te "printen" naar PDF via Microsoft Print to PDF (of een vergelijkbare PDF-printer) en de nieuwe PDF in te sturen. Dit normaliseert de PDF-structuur en lost veel embedded-PDF-issues op zonder dat support iets hoeft te doen.

Een self-billing factuur is naar de verkeerde receiver gestuurd. Als afnemer stuur je deze in als inkoopfactuur, als leverancier als verkoopfactuur.

Wat kun je doen? Stuur de factuur opnieuw in naar het juiste e-mailadres (inkoop of verkoop).

Bij ZUGFeRD-facturen (hybride PDF met embedded XML) kan het voorkomen dat de conversietaak de status "Succesvol verwerkt" toont, maar de factuur niet in je Postvak IN verschijnt. In dat geval is de IDR-herkenning geslaagd, maar is de omzetting van het CII-formaat naar UBL niet gelukt. Het platform kan uitsluitend valide UBL-facturen opslaan.

Wat kun je doen? Neem contact op met support en vermeld dat de conversietaak als succesvol is gemarkeerd maar de factuur ontbreekt. Het technisch team kan de transformatie aanpassen zodat vergelijkbare facturen in de toekomst correct worden verwerkt.

Tip: een ZUGFeRD-factuur die in externe validators "groen" scoort, kan toch falen op het eConnect-platform. Dat komt doordat het platform strengere eisen stelt (BIS Billing v3 / NLCIUS) dan de meeste CII-validators.

Bij een inkomende (PDF-)inkoopfactuur betekent de melding "BTW berekening is onjuist" dat de bedragen en de BTW op het document of in de herkenning niet sluitend zijn. Het document wordt daardoor (tijdelijk) niet doorgezet naar je administratie of ERP. Deze melding kan ook als eindstatus in de conversietaak-geschiedenis staan.

Een eerder afgekeurd document kan alsnog succesvol worden ingeboekt: het platform herberekent de bedragen automatisch (factuurtotaal leidend, daarna de BTW-bedragen en overige waarden) en kan een document zo zonder verdere actie van jou sluitend maken.

Blijft de afkeuring definitief staan, dan is dat een uitzondering maar een bewuste keuze van het kwaliteitsteam. Betwist je de afkeuring, dan is het aan jou om aan te tonen dat de bedragen wel sluitend zijn.

Wat kun je doen? Controleer eerst de actuele status van het document in de conversietaak-geschiedenis: staat er inmiddels een succesvolle status na herberekening, dan is opnieuw insturen niet nodig. Staat de taak nog open of in behandeling, wacht dan de herberekening af. Blijft de afkeuring staan en denk je dat dit onterecht is, neem dan contact op met support en onderbouw waarom de bedragen wel sluiten.

Een creditnota die als XML door de leverancier is aangeleverd (bijvoorbeeld via Peppol) wordt soms verwerkt als gewone factuur in plaats van als creditnota. Dit komt doordat de leverancier in die XML het documenttype onjuist heeft ingesteld: factuurcode 380 (gewone factuur) in plaats van 381 (creditnota).

Bij een document dat als XML is aangeleverd, bepaalt de leverancier (of het bronsysteem van de leverancier) het documenttype. eConnect verwerkt deze XML zoals aangeleverd en past het documenttype niet aan.

Wat kun je doen? Neem contact op met je leverancier en vraag om de creditnota met de juiste documenttypecode (381) opnieuw aan te leveren. Is het document bij eConnect binnengekomen als PDF en niet als XML van de leverancier, neem dan contact op met support: in dat geval kan het gaan om een herkenningsfout die verbeterd kan worden.