Hoe snel een ingestuurde PDF-factuur beschikbaar is: 99% binnen 8 uur, Quality Control bij twijfel.
Na het insturen van een factuur wil je weten wanneer deze beschikbaar is in je boekhoudsoftware. De doorlooptijd hangt af van automatische herkenning of Quality Control. De garantie is 99% binnen 8 uur.
Een PDF gaat eerst naar de vraag of de herkenning betrouwbaar genoeg is. Het groene pad is automatische verwerking (STP). Het oranje pad is het Quality Control-team: veldcontrole, aanvulling en validatie. Beide paden komen uit bij een gevalideerde e-factuur. QC-correcties gaan als training terug naar de herkenning.
De garantie geldt voor alle abonnementen: 99% van de documenten is binnen 8 uur verwerkt. In de praktijk ligt de gemiddelde doorvoer rond de 30 minuten. Een individueel document kan langer duren als het naar Quality Control gaat, tot maximaal 24 uur op werkdagen.
De IDR (Intelligent Document Recogniser) verwerkt het overgrote deel van alle facturen volledig automatisch. In een beperkt aantal gevallen is de automatische herkenning niet zeker genoeg over het resultaat. Dan gaat de factuur naar het Quality Control-team van eConnect voor handmatige verificatie.
Situaties waarin dit kan voorkomen:
Het QC-team controleert en corrigeert de herkenning handmatig. De maximale doorlooptijd hiervoor is 24 uur op werkdagen. Na correctie worden de bevindingen als trainingsdata teruggevoerd naar de IDR, zodat vergelijkbare facturen in de toekomst automatisch worden verwerkt.
Bij hogere abonnementsvormen (Enterprise) is de prioriteitsoptie beschikbaar. Documenten krijgen dan voorrang in de verwerkingswachtrij en worden sneller verwerkt. Dit is vooral relevant bij grotere volumes of tijdkritische processen.
Bij een plotselinge toename in documentvolume past het platform automatische opschaling toe. Extra verwerkingscapaciteit wordt opgestart op basis van processorbelasting. Tijdens het opschaalmoment kan de verwerkingstijd tijdelijk oplopen. Zodra de extra capaciteit beschikbaar is, normaliseert de verwerkingstijd.
eConnect garandeert dat 99% van alle documenten binnen 8 uur wordt verwerkt. Deze SLA wordt maandelijks gerapporteerd, inclusief toelichting bij eventuele overschrijdingen.
Tip: wil je de status van een ingestuurde factuur controleren? Open het platform en bekijk de conversietaken. Daar zie je per document in welke fase de verwerking zich bevindt.
Meer weten over het volledige verwerkingsproces? Lees Conversietaak: het proces van begin tot eind.
Bekijk je conversietaken