Klik in de sidebar op Verkoopfactuur en kies Nieuwe factuur. Je komt in het factuurformulier met twee tabs: Document (de factuurgegevens) en Bijlagen.

Self-service: verzenden is volledig self-service. eConnect uploadt of verstuurt geen facturen namens de klant. Dit geldt ook voor geactiveerde buitenlandse leveranciers -- na activatie doorlopen zij dezelfde flow (Verkoopfactuur → Nieuwe factuur, of bestaande XML uploaden) als NL-organisaties. De platformtaal is Nederlands; je kunt overschakelen naar Engels via Bewerk profiel (rechtsboven in het platform). Bij registratie vóór inloggen is er een taalkeuze beschikbaar op de inlogpagina.

Testfacturen en ACC-tenants: eConnect bedenkt, maakt of zet geen testfacturen klaar in klant- of derde-ACC-tenants, ook niet in de tenant van de ontvanger. Testen doe je zelf, self-service, via het platform of via de PSB API/Swagger, zie Factuur verzenden via de API. Gebruik hierbij werkelijke of sample leveranciersgegevens in de aangeleverde UBL/XML; eConnect vult deze niet namens jou in.

• Leverancier: je eigen organisatie. Dit veld wordt niet automatisch gevuld -- kies je organisatie uit het drop-down-menu. Zie je organisatie niet in de lijst? Zie hieronder.
• Debiteur (ontvanger): zoek op KvK-nummer, bedrijfsnaam of OIN-nummer via Organisatie zoeken. Het platform doorzoekt automatisch de KvK-database (NL) en KBO (BE) om de juiste gegevens op te halen. Er is geen apart adresboek voor veelgebruikte klanten: bij elke nieuwe factuur zoek je de klant opnieuw op via Organisatie zoeken, wat even snel gaat als bladeren in een adresboek. Factureer je regelmatig aan dezelfde één of twee klanten, leg deze dan vast in een conceptfactuur die je als sjabloon hergebruikt.
• Factuurnummer: wordt automatisch gegenereerd als je automatische nummering hebt ingesteld. Anders vul je hier handmatig een nummer in.
• Factuurdatum: standaard vandaag, maar aanpasbaar.
• Type factuur: kies het factuurtype via de dropdown. Standaard is dit een reguliere factuur. Voor een creditnota kies je "Correctiefactuur", zie Correctiefactuur versturen.
• Factuurregels: voeg een of meerdere regels toe met omschrijving, aantal, stuksprijs en BTW-tarief. De beschikbare BTW-tarieven worden dynamisch samengesteld op basis van het land van de leverancier en het land van de klant. Bij een klant in een ander EU-land verschijnt automatisch de optie "Vrijgesteld voor Intracommunautaire levering"; bij een klant buiten de EU verschijnt de optie "Export".

Zoekvarianten: facturen uploaden; factuur uploaden lukt niet; PDF factuur uploaden platform; hoe factuur insturen; XML of PDF uploaden; hoe werkt uploaden; factuur uploaden menu; minder menu-items factuurportaal; kopje Nieuwe factuur mist; menu incompleet na activatie; tijdelijke vertraging menu Verkoopfactuur; Nieuwe factuur niet in menu; hoe factuur opstellen Verkoopfactuur; mijn factuur versturen; PDF factuur versturen via email; inkoopfacturen of conceptfacturen; verkeerde email ontvanger type; geen vertrouwde afzender maar ik wil versturen; na activatie factuur opsturen; Conceptfacturen e-mailontvanger aanmaken; Verwerking is niet mogelijk.

Er zijn twee paden om een bestaande factuur in het platform te krijgen:

1. Verkoopfactuur → Nieuwe factuur (dit scherm): upload hier een bestaande XML-factuur, die automatisch wordt ingelezen in het formulier. In dit scherm is PDF geen hoofdfactuur -- een PDF kun je hier alleen toevoegen als bijlage, op de tab Bijlagen.
2. Alleen-PDF-pad via Email Receiver: heb je alleen een PDF-factuur zonder XML? Mail deze naar jouw eigen Email Receiver-adres met documenttype Conceptfactuur (vereist minimaal een Basic/Basis-abonnement). Na conversie verschijnt de factuur onder Verkoopfactuur → Concept facturen, waar je de gegevens controleert en aanvult voordat je opslaat en verstuurt. Zie Email ontvanger en Email Receiver instellen. Bij problemen tijdens het insturen: Foutmeldingen bij verzenden.

Intent scheiden (first-line): "ik wil mijn factuur versturen" is niet hetzelfde als inkoop ontvangen of mailen naar andermans adres.

@inkoopfacturen.econnect.eu / Document Context Inkoopfacturen is voor ontvangst en conversie van inkoop, niet het standaardpad om eigen verkoop de deur uit te krijgen. Krijg je "Verwerking is niet mogelijk" of "geen vertrouwde afzender" na mail naar een verkeerd type of andermans inkoop-adres? Corrigeer eerst pad en type naar Conceptfactuur op je eigen receiver. Whitelist lost "versturen vanuit mijn account" niet op als de intent eigen verkoop is.

Zoekvarianten: "organisatie verdwenen", "ik maak geen deel uit van de organisatie", "maak geen deel uit van de organisatie", "Geen toegang – Je hebt geen rechten om dit document te versturen. Je bent geen lid van de organisatie", "geen toegang bij verzenden factuur", "geen rechten om dit document te versturen", "je bent geen lid van de organisatie", "XML andere omgeving", "kan niks meer in het portaal", "kan helemaal niks".

Merk je dit vooral bij een (vaak de eerste) conceptfactuur en voelt het als een totale blokkade? De exacte platformmelding bij verzenden kan zijn: "Geen toegang – Je hebt geen rechten om dit document te versturen. Je bent geen lid van de organisatie". Dat klinkt als een rechten- of accountprobleem, maar de organisatie bestaat meestal nog gewoon -- controleer eerst de Leverancier-selectie (en bij een geüploade of per e-mail ingestuurde XML: of die XML uit een andere omgeving komt) vóórdat je een lidmaatschapsprobleem aanneemt. Dit is geen organisatie-verwijdering.

Kies je organisatie in het leveranciersveld via het drop-down-menu. Staat je organisatie niet in de lijst, dan kun je je eigen organisatie niet als afzender selecteren. Zonder leveranciergegevens kun je de factuur niet opslaan of versturen.

Drie veelvoorkomende oorzaken:

1. Organisatie niet geselecteerd: heb je meerdere organisaties in je omgeving, geef dan aan vanuit welke organisatie je verstuurt.
2. Organisatie niet geactiveerd: een toegevoegde maar nog niet geactiveerde organisatie kan niet als leverancier worden gebruikt.
3. Geen organisatielidmaatschap: je bent wel lid van de omgeving, maar niet van de organisatie. Zonder lidmaatschap verschijnt de organisatie doorgaans niet onder Mijn organisaties (wel mogelijk onder Alle organisaties) en is ze niet selecteerbaar als Leverancier. Activatie alleen lost dit niet op; een organisatiebeheerder moet je eerst als lid toevoegen. Zie Rechten en rollen.

Klik op het potloodje naast het leveranciersveld en selecteer je organisatie. Staat je organisatie niet in de lijst? Controleer eerst of je lid bent via Mijn organisaties, en daarna de activatiestatus via Mijn omgeving > Organisaties. Voltooi eventueel de activatie via Organisatie toevoegen en activeren. Na selectie worden je bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer) automatisch ingevuld.

Het platform koppelt accounts automatisch aan de omgeving van het e-maildomein. Wie inlogt met een e-mailadres op @organisatie-A.nl landt in de A-omgeving (of wordt daar als basisgebruiker/gast toegevoegd). Factureren namens organisatie B kan alleen als:

1. B als organisatie in de omgeving staat en is geactiveerd, en
2. jij lid bent van B (rechten op B). Zie Rechten en rollen.

Alleen een omgevingsbeheerder mag organisaties toevoegen. Support voegt geen organisatie toe zonder toestemming van die beheerder.

Twee routes

1. Eigen omgeving voor B (aanbevolen als B los van A hoort): maak een account met e-mail op een eigen domein van B (niet het A-domein). Voeg organisatie B toe via KvK (Voeg organisatie toe) en activeer B. Daarna: Verkoopfactuur → Nieuwe factuur en selecteer B als leverancier. Zie Organisatie toevoegen en activeren.
2. Binnen de huidige A-omgeving: de beheerder van A voegt B toe, activeert B en koppelt jou als lid van B. Support doet dit niet zelfstandig.

Knop Verkoopfactuur / Nieuwe factuur ontbreekt of leeg leverancier-veld: meestal geen lidmaatschap van een geactiveerde verzend-organisatie, of de gewenste organisatie staat niet in de omgeving. Het leverancier-veld is een dropdown van eigen geactiveerde organisaties (geen vrije tekst). Zie Leverancier leeg en de sectie Het leveranciersveld is leeg. Is de organisatie wél geactiveerd maar blijven menu-items of de Verkoopfactuur-app tijdelijk weg? Ververs eerst de pagina of wacht even (soms tijdelijke vertraging na activatie); blijft het missen: log opnieuw in. Na activatie is soms een verse sessie nodig. Zie Organisatie toevoegen en activeren.

Niet verwarren met: de ontvanger/debiteur toevoegen als "eigen organisatie". Ontvangers selecteer je via het debiteur-zoekveld (Organisatie zoeken) -- ook als de ontvanger een klant of een overheidsinstantie (OIN) is. Voeg de organisatie van de klant of gemeente dus niet toe als eigen organisatie; het OIN van de ontvanger vul je in als debiteur op de factuur zelf.

Zoekvarianten: "organisatie toevoegen" bij factuur, eigen organisatie apart toevoegen, debiteur als eigen organisatie, factuurontvanger toevoegen omgeving, overheidsdebiteur organisatie activeren, ontvanger moet in omgeving, aanmelden onder OIN gemeente, OIN klant als eigen organisatie, factureren aan gemeente eigen OIN, OIN ontvanger niet eigen identifier, scheme 0190 debiteur.

Het factuurformulier bevat een aantal optionele velden die je kunt invullen afhankelijk van de wensen van de ontvanger:

• Ordernummer: het inkoopordernummer van de ontvanger. Veel grote bedrijven en overheden vereisen dat het ordernummer op de factuur staat. Zonder ordernummer wordt de factuur soms automatisch afgekeurd. Let op: van de velden Ordernummer en Referentie afnemer moet minimaal één zijn ingevuld -- ontbreken beide, dan kun je de factuur niet opslaan.
• Leveringsdatum: de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
• Projectnummer: een referentie naar het project waarvoor de factuur is opgesteld. Handig als je per project factureert.
• Contractnummer: een verwijzing naar het onderliggende contract.
• Factuurnotitie: een vrij tekstveld voor aanvullende informatie op de factuur, zichtbaar voor de ontvanger.
• Startdatum / Einddatum: de serviceperiode waarop de factuur betrekking heeft. Gebruik dit bij terugkerende diensten of abonnementen.
• Referentie afnemer: een referentie die de ontvanger herkent, bijvoorbeeld een kostenplaats of afdeling. Bij facturatie aan de Nederlandse overheid is dit veld cruciaal, vul hier de routecode in die de overheidsorganisatie vereist.

Tip: factureer je aan de overheid of aan een groot bedrijf? Vraag altijd na welke referentievelden zij vereisen. Een factuur met een ontbrekend ordernummer of routecode wordt vaak automatisch afgekeurd.

Niet alle UBL-velden zijn beschikbaar in het factuurformulier:

• BT-46 (Buyer Identifier): voor de Griekse Contracting Authority Code (HT: ..., bijvoorbeeld bij facturatie aan de bredere publieke sector) is sinds de platformrelease van 10/11 mei 2026 een invoerroute beschikbaar via Organisatie ID → Other (DE-UI: Organisations-ID / Sonstige). Dit veld staat los van het BTW-nummer (debiteur-BTW) en van Zenden via + OrganisatieID (het Peppol-routeringsveld) -- deze drie identifiers niet mengen. Zie Griekenland voor meer details. Andere BT-46-scenario's buiten deze route vereisen nog steeds de XML/API-flow.
• BT-158 (Item Classification / CPV-code): niet beschikbaar in het factuurformulier.

Organisaties die deze velden nodig hebben, kunnen dit momenteel niet via de standaard platforminterface oplossen. Neem in dat geval contact op met support voor een alternatieve aanlevermethode.

Via de link Leveringsdetails toevoegen kun je specifieke afleverinformatie opnemen, zoals een afleveradres dat verschilt van het factuuradres. Dit is vooral relevant bij fysieke leveringen of bij facturatie aan een ander filiaal.

Op de tab Bijlagen voeg je extra bestanden toe aan de factuur. Een reguliere factuur is een Peppol BIS V3-bericht; daarin zijn alleen de volgende bijlage-formaten toegestaan:

Exporteer een Word-document eerst naar PDF voordat je het als bijlage toevoegt.

Limieten: maximaal 9 MB aan bijlage per factuur, voor CSV-bestanden geldt een strengere grens van 6 MB. Peppol staat technisch tot 100 MB toe, maar het advies is maximaal 10 MB per factuur aan te houden. Bij verzending naar de Nederlandse overheid geldt een maximum van 10 losse bijlagen; eConnect kan bijlagen desgewenst samenvoegen, waarbij de volgorde van de samengevoegde bijlagen willekeurig is.

Bijlagen worden meegestuurd bij Peppol-aflevering (embedded in het UBL-bericht) en bij e-mail fallback (als los bestand in dezelfde e-mail als de factuur-PDF).

Voordat je verzendt, kun je de factuur controleren:

• Bedrijfslogo: als je een logo hebt ingesteld in de organisatie-instellingen, verschijnt dit automatisch op de PDF-weergave.
• PDF-voorbeeld: bekijk hoe de factuur eruitziet voor de ontvanger door op Voorbeeld te klikken.
• Interne commentaren: voeg een opmerking toe die zichtbaar is voor alle gebruikers met toegang tot het document. Let op: ben jij de leverancier en heeft je klant ook toegang tot het eConnect-platform, dan kan je klant deze opmerking ook zien. Wees discreet in wat je hier invult.

Zoekvarianten: verkoopfactuur correct verwerken en versturen; factuur versturen via Peppol; hoe verkoopfactuur opstellen platform; Nieuwe factuur Peppol; uitleg factuur versturen klant.

Bovenaan het formulier vind je drie knoppen:

• Opslaan: sla de factuur op als concept zonder te verzenden
• Verzenden: verstuur de factuur direct
• Delen: deel de factuur met een collega of partner voor review, zonder te verzenden. Handig als iemand anders de factuur moet controleren voordat deze wordt verstuurd.

Klik op Verzenden om de factuur te versturen. Het platform kiest automatisch het beste afleverkanaal via het #PeppolFirst-principe:

1. Peppol (extern netwerk): de primaire en aanbevolen route. Het platform controleert automatisch of de ontvanger op Peppol staat en levert de factuur als e-factuur af.
2. E-mail fallback: als de ontvanger niet via Peppol bereikbaar is, stuurt het platform een e-mail met de factuur. In de accountinstellingen kun je kiezen welke bestanden worden meegestuurd: alleen PDF, PDF + XML, alleen XML, of geen bijlage.

Na verzending verschijnt de factuur in je Postvak UIT met een statusoverzicht.

Maak een creditnota aan ter waarde van het onjuiste bedrag. Hiermee boek je de foutieve factuur tegen.

Maak vervolgens een nieuwe factuur aan met het juiste bedrag en verstuur die naar de ontvanger.