Van Meijel Automatisering, bekend van het ERP-platform Metacom voor de bouw, migreert zijn klanten van een verouderde client-server-oplossing naar de nieuwe web-based versie Metacom Online. Onderdeel van die overstap: een nieuwe manier om facturen te herkennen en te verwerken, samen met eConnect via Peppol en DICO.
Waar de oude, lokaal geïnstalleerde herkenningsoplossing niet meer paste bij een webgebaseerde omgeving, groeide het gezamenlijke volume in ongeveer 2,5 jaar van 1.000 naar 100.000 facturen per maand. Inmiddels zijn zo'n 40 van de 150 Metacom-klanten overgestapt op de nieuwe omgeving, met eConnect als vaste factuurherkennings- en Peppol/DICO-partner.
Van Meijel Automatisering is een automatiseringsspecialist voor de bouw met ongeveer 150 klanten op het ERP-platform Metacom en een vergelijkbaar aantal klanten dat alleen het calculatiedeel gebruikt. Zo'n 70% van de klanten is actief in de grond-, weg- en waterbouw (GWW), de rest vooral in industriële dienstverlening zoals kraanverhuur en industriële reiniging.
Voor factuurherkenning gebruikte Van Meijel van oudsher een oplossing waarbij bij elke klant een aparte server met OCR-software lokaal geïnstalleerd stond, om binnenkomende PDF-facturen als XML in Metacom in te lezen. Die opzet werkte technisch goed, maar paste niet meer bij de richting die Van Meijel insloeg: de overstap van de client-server-versie van Metacom naar Metacom Online, een web-based SaaS-omgeving waarin Van Meijel ook de hardware voor klanten regelt. Een lokale server per klant paste niet meer in dat beeld.
Daarnaast liep Van Meijel zelf al langer met een eigen Peppol Access Point voor uitgaand verkeer, ontstaan in de tijd van de eerste verplichtingen richting overheidsklanten. Naarmate de eisen van de Peppol-autoriteit strenger en complexer werden, terwijl het aantal Peppol-facturen ten opzichte van het totale volume beperkt bleef, werd het voor Van Meijel steeds minder efficiënt om dat zelf te blijven onderhouden.
Van Meijel ging op zoek naar een partner die zowel bij de nieuwe web-based architectuur paste als de combinatie van formaten kon leveren die de bouwsector nodig heeft: niet alleen Peppol, maar ook DICO voor pakbonnen en orderberichten binnen de bouwketen. Naast de technische fit en het productaanbod woog de bedrijfscultuur zwaar mee: beide partijen noemen flexibiliteit en korte lijnen als doorslaggevende factor in de keuze voor elkaar.
Eind 2023 werd het partnership getekend. De eerste testconnectie stond binnen enkele dagen, mede dankzij goede documentatie en omdat eConnect als voormalig Access Point-aanbieder zelf al ervaring had met Peppol-verkeer richting Metacom-achtige systemen. In de eerste maanden werden diverse onderdelen van de oplossing specifiek voor de bouwsector aangescherpt.
Klanten die overstappen naar Metacom Online krijgen voortaan een kant-en-klare, herkende XML-factuur aangeleverd die direct in Metacom te verwerken is, in plaats van zelf herkenningswerk te doen. Een vast implementatietraject van doorgaans twee dagen (ongeveer 16 uur), inclusief intake en een technisch voorbereidingsdocument, zorgt dat nieuwe klanten snel operationeel zijn.
Binnen ongeveer 2,5 jaar groeide het gezamenlijke volume van 1.000 naar 100.000 verwerkte facturen per maand.
Binnen het eerste jaar na de start van het partnership waren al 20 tot 30 klanten overgezet op de nieuwe oplossing; inmiddels zijn dat er 40 van de 150 Metacom-klanten, met een lopende migratie richting Metacom Online.
Klanten van Van Meijel besparen tijd op de administratie: waar voorheen handmatig naar facturen gekeken moest worden om herkenning te controleren of te corrigeren, komt een factuur nu kant-en-klaar binnen om te boeken.
Voor Van Meijel zelf sluit de oplossing goed aan bij de doorontwikkeling richting DICO-berichten voor pakbonnen en orderbevestigingen, een gebied waarop meerdere klanten inmiddels actief zijn.
"Als je eConnect als partner in een paar woorden zou moeten beschrijven: flexibel, met een goede oplossing."
-- Arnold Ruisch, partnermanager, Van Meijel Automatisering
- Een migratie naar een web-based SaaS-architectuur is een natuurlijk moment om ook lokaal geïnstalleerde herkenningssoftware te vervangen door een geïntegreerde, cloud-gebaseerde oplossing.
- Zelf een Peppol Access Point onderhouden wordt minder aantrekkelijk zodra volume beperkt blijft en de eisen van de Peppol-autoriteit toenemen; uitbesteden aan een gespecialiseerde partner kan dan efficiënter zijn.
- In sectoren met een eigen ketenstandaard (zoals DICO in de bouw) is de combinatie van een brede standaard (Peppol) én het sectorspecifieke formaat vaak doorslaggevend bij de partnerkeuze.
- Culturele fit en snelheid van samenwerken (korte lijnen, snelle reactietijden) wegen net zo zwaar mee als de technische randvoorwaarden.
- Een gestandaardiseerd implementatietraject met intake en vaste doorlooptijd houdt onboarding van klanten voorspelbaar, ook bij groeiende volumes.
- Doorontwikkeling op aanpalende formaten (zoals DICO-pakbonnen naast facturen), vergroot in de loop van de tijd de waarde van het partnership.
- Softwarepartners in de bouw of aanverwante sectoren die van een lokale naar een web-based architectuur migreren en hun factuurherkenning willen moderniseren.
- Partners die zowel Peppol als een sectorspecifiek formaat zoals DICO moeten ondersteunen zonder zelf een Access Point te beheren.